Jeśli dane o klientach żyją w Twoim systemie (ERP, sklepie, własnej aplikacji), nie musisz ich przepisywać do Intum ręcznie ani wgrywać plików. Aplikacja “CRM - import i synchronizacja klientów” daje stały kanał: Twój system wysyła dane, a Intum na bieżąco tworzy i aktualizuje klientów w CRM. Dzięki temu np. dział marketingu może wysyłać kampanie do grup klientów wybranych po aktualnych danych - planie, saldzie, statusie - bez czekania na ręczne importy.
Krok 1. Zainstaluj aplikację
Wejdź w Ustawienia konta - Aplikacje i dodatki, znajdź “CRM - import i synchronizacja klientów” i kliknij Zainstaluj. Po instalacji panel aplikacji znajdziesz pod adresem /a/crm-data-ingest (link pojawi się też w ustawieniach CRM).
Tak wygląda panel aplikacji:
Krok 2. Załóż pola własne
Zastanów się, jakie informacje o kliencie chcesz widzieć w CRM poza standardowymi (nazwa, NIP, adres, email). Może to być np. plan abonamentowy, saldo, data ostatniej płatności, status współpracy. Każdą taką informację załóż jako pole własne klienta w module Automatyzacja - Pola własne (panel aplikacji ma bezpośredni link).
To ważne: przy imporcie zapisywane są tylko wartości pól, które wcześniej zdefiniujesz. Nieznane pola są pomijane, a ich liczba widoczna w statystykach - łatwo więc wyłapiesz literówkę w nazwie pola.
Krok 3. Utwórz token dla swojego systemu
W panelu aplikacji kliknij “Utwórz token tylko do importu”. Powstanie klucz dostępu ograniczony wyłącznie do wysyłania danych - Twój system nie będzie mógł nim zrobić niczego innego w Intum, więc można go bezpiecznie przekazać np. zewnętrznej firmie utrzymującej Twój ERP. Token jest pokazywany tylko raz - skopiuj go od razu.
Krok 4. Skopiuj gotowy przykład i podłącz swój system
Panel aplikacji generuje gotowy do użycia przykład zapytania (curl) na podstawie Twoich pól własnych - z adresem, tokenem i przykładowymi wartościami. Przekaż go osobie technicznej odpowiedzialnej za Twój system. W przykładzie jest jedno miejsce do świadomej decyzji: nazwa źródła (source_code), np. “moj_erp” albo “sklep”. Ta nazwa wiąże identyfikatory klientów z Twojego systemu z klientami w CRM, więc raz wybranej nie zmieniaj.
Dane można wysyłać pojedynczo (przy każdej zmianie klienta) albo paczkami do 5000 rekordów - przy pierwszym zasileniu całej bazy używaj paczek.
Przykład: co wysyła Twój system
Poniżej przykładowe zapytanie dla konta “twojafirma” z dwoma polami własnymi: “plan” i “saldo” (najpierw załóż je w polach własnych klienta). Adres i token znajdziesz w panelu aplikacji.
POST https://twojafirma.intum.com/automation/import_batches.json
Authorization: Bearer TWOJ_TOKEN
Content-Type: application/json
{
"kind": "crm_clients",
"source_code": "moj_erp",
"batch_id": "2026-08-21-0001",
"clients": [
{
"external_id": "123",
"name": "Firma Przykładowa Sp. z o.o.",
"email": "[email protected]",
"tax_no": "5551112233",
"fields": {
"plan": "premium",
"saldo": 199.99
}
},
{
"external_id": "124",
"name": "Jan Kowalski",
"email": "[email protected]",
"fields": {
"plan": "podstawowy",
"saldo": 0
}
}
]
}
Pole “batch_id” to identyfikator paczki nadawany przez Twój system (np. numer kolejny albo data z licznikiem). Chroni przed podwójnym przetworzeniem: gdy po błędzie połączenia wyślesz tę samą paczkę ponownie, Intum rozpozna ją po batch_id i pominie duplikat - przy błędach zawsze bezpiecznie jest ponowić wysyłkę.
W odpowiedzi dostaniesz potwierdzenie przyjęcia (202) - dane pojawią się w CRM po chwili, gdy bufor zostanie przetworzony.
Skąd Intum wie, że to ten sam klient
Przy każdej kolejnej wysyłce trzeba jakoś rozpoznać, że przysłana firma to ta sama, która już jest w CRM. Służą do tego dwa pola i warto wiedzieć, czym się różnią:
- “external_id” to numer klienta, który chcesz widzieć w Intum. Trafia do kolumny “Identyfikator zewnętrzny” na karcie klienta, można po nim filtrować i szukać, a w obrębie konta jest niepowtarzalny. To numer, którym posługują się ludzie w firmie, gdy mówią “klient 4471”
- “id” to identyfikator z Twojego systemu, używany wyłącznie do rozpoznawania rekordów. Działa zawsze w parze z nazwą źródła (source_code) - ten sam numer z dwóch różnych systemów to dwa osobne powiązania i nic się nie miesza. Nie pokazuje się na karcie klienta
Wystarczy podać jedno z nich. Jeśli masz jeden system i jeden numer klienta, użyj samego “external_id” - wtedy pełni obie role naraz, tak jak w przykładzie powyżej. Takie numery są też po prostu lepiej widoczne: możesz je oglądać na karcie klienta i wyświetlić jako kolumnę na liście, co ułatwia porównywanie danych między systemami. Gdy podasz oba pola, o rozpoznaniu rekordu decyduje “id”, a “external_id” zapisuje się na kliencie jak zwykłe pole.
Rozdzielenie przydaje się w dwóch sytuacjach. Pierwsza: gdy dane płyną do Intum z kilku systemów (np. ERP i sklep) i każdy ma własne oznaczenia tej samej firmy. Wtedy każdy system wysyła swoje “id”, a “external_id” zostaje na ten jeden numer obowiązujący w całej firmie. Druga: gdy identyfikator w Twoim systemie jest techniczny i nie chcesz go pokazywać handlowcom.
{
"kind": "crm_clients",
"source_code": "moj_erp",
"clients": [
{
"id": "500",
"external_id": "4471",
"name": "Firma Przykładowa Sp. z o.o."
}
]
}
Powiązanie jest zawsze jeden do jednego: jeden klient CRM ma jeden “id” w danym źródle i odwrotnie. Próba podpięcia drugiego numeru do tego samego klienta (albo tego samego numeru do drugiego klienta) kończy się czytelnym błędem w statystykach - to sygnał duplikatu w danych źródłowych. Tak samo “external_id” zajęty już przez innego klienta odrzuci rekord zamiast po cichu nadpisać dane.
W osobach kontaktowych oba pola działają tak samo: “id” rozpoznaje osobę, a “external_id” jest jej numerem widocznym na karcie kontaktu. Jedna różnica: numer firmy jest niepowtarzalny w obrębie konta, a numer osoby nie musi być, więc przy osobach nic nie zablokuje powtórzenia tej samej wartości.
A co z rekordami bez żadnego identyfikatora albo z identyfikatorem, którego Intum jeszcze nie zna? Wtedy dopasowaniem rządzą pola łączące - opisane w sekcji “Jak synchronizacja łączy rekordy” poniżej.
Osoby kontaktowe przy kliencie
Do każdej firmy możesz dołączyć listę osób. Wtedy w CRM powstaną kontakty powiązane z tą firmą, a każde powiązanie może mieć rolę osoby w tej konkretnej firmie: właściciel, księgowość, administrator, użytkownik albo podgląd.
{
"kind": "crm_clients",
"source_code": "moj_erp",
"batch_id": "2026-08-27-0002",
"clients": [
{
"external_id": "123",
"name": "Firma Przykładowa Sp. z o.o.",
"email": "[email protected]",
"contacts_complete": true,
"contacts": [
{
"external_id": "u-9",
"email": "[email protected]",
"first_name": "Jan",
"last_name": "Kowalski",
"role": "owner"
},
{
"external_id": "u-12",
"email": "[email protected]",
"first_name": "Anna",
"last_name": "Nowak",
"role": "accountant"
}
]
}
]
}
Osoby rozpoznajemy tak samo jak firmy: przez “id” (identyfikator z Twojego systemu, niewidoczny w CRM) albo “external_id” (numer osoby zapisywany na jej karcie kontaktu). Wystarczy jedno z nich, a jeśli podasz tylko “external_id”, pełni obie role - jak w przykładzie powyżej.
Gdy nie podasz “id” ani “external_id” dla którejś osoby, zostanie ona pominięta i pokazana w statystykach jako odrzucona, a pozostałe osoby tej firmy zapiszą się normalnie.
Osoba to zawsze jeden kontakt w CRM, niezależnie od tego, dla ilu firm pracuje. Jeśli Anna prowadzi księgowość czterem Twoim klientom, przyśle ją każdy z nich, a w CRM powstanie jeden kontakt z czterema powiązaniami i czterema rolami. Dzięki temu cała historia rozmów z Anną jest w jednym miejscu, a kampania marketingowa wyśle do niej jedną wiadomość, nie cztery.
Pierwsza firma, przy której osoba się pojawi, staje się jej firmą główną. Kolejne wysyłki tego nie zmieniają, bo o tym, która firma jest główna, decyduje osoba pracująca w CRM.
Opcja “to wszystkie osoby tej firmy”
Ustawienie "contacts_complete": true mówi, że przysłana lista to pełny skład osobowy firmy. Jeśli ktoś z niej zniknie przy następnej wysyłce, jego powiązanie z tą firmą zostanie zakończone. Sam kontakt nie zniknie z CRM i zachowa powiązania z pozostałymi firmami oraz całą historię.
To wygodne, gdy Twój system i tak wie, kto ma dostęp do konta: nie musisz wysyłać osobnych informacji o odebraniu dostępu, wystarczy że osoba przestanie występować na liście.
Jeśli tej opcji nie podasz (albo ustawisz ją na false), lista jest traktowana jako uzupełnienie. Nic nie zostanie odłączone, więc możesz bezpiecznie wysłać jedną zmienioną osobę:
{
"kind": "crm_clients",
"source_code": "moj_erp",
"batch_id": "2026-08-27-0003",
"clients": [
{
"external_id": "123",
"contacts": [
{ "external_id": "u-9", "email": "[email protected]", "phone": "+48 600 100 200" }
]
}
]
}
Zwróć uwagę, że firma ma tu tylko swój identyfikator, bez nazwy i pozostałych danych. Pole nieobecne w wysyłce nigdy nie nadpisuje tego, co jest w CRM, więc poprawienie numeru telefonu jednej osoby nie wymaga wysyłania całej reszty.
Powiązań osób dodanych ręcznie w CRM import nie usuwa nigdy, także przy pełnej liście. Praca zrobiona ręcznie jest bezpieczna.
Co się dzieje po wysłaniu
Dane trafiają najpierw do bufora (dostajesz natychmiastowe potwierdzenie), a Intum przetwarza je w tle:
- klient rozpoznany po identyfikatorze jest aktualizowany
- klient, którego identyfikatora jeszcze nie znamy, jest najpierw dopasowywany do istniejących po polach łączących (domyślnie po adresie e-mail; szczegóły w następnej sekcji)
- klient, do którego nic nie pasuje, zostanie utworzony automatycznie
- ponowne wysłanie tej samej paczki jest bezpieczne - duplikat zostanie rozpoznany i pominięty
W panelu aplikacji ustawisz też, czy import ma nadpisywać wypełnione pola, czy tylko uzupełniać puste.
Jak synchronizacja łączy rekordy (pola łączące)
Podstawą rozpoznawania rekordów są identyfikatory (“id” lub “external_id”) - klient i osoba raz połączone z Twoim systemem są przy kolejnych wysyłkach rozpoznawane właśnie po nich. Zdarza się jednak, że identyfikatora jeszcze nie ma: klient został wcześniej dodany ręcznie, przyszedł z innego źródła albo import w ogóle nie przysyła identyfikatorów. Wtedy do gry wchodzą pola łączące.
To ważne zwłaszcza wtedy, gdy masz już wypełnioną bazę CRM - klientów dodawanych ręcznie przez lata, z e-mailami, telefonami czy NIP-ami. Uruchamiana synchronizacja dokleja się wtedy po polach łączących do właściwych, istniejących klientów (i dopisuje im identyfikatory), zamiast tworzyć całą bazę od nowa jako duplikaty.
Listę pól łączących ustawiasz w konfiguracji synchronizacji (opcja “Pola łączące” w panelu aplikacji i na regule importu). Do wyboru są:
| Pole | Co porównujemy | Łączy |
|---|---|---|
| adres e-mail (znormalizowany) | klientów i osoby | |
| phone | numer telefonu (znormalizowany) | klientów i osoby |
| tax_no | NIP (znormalizowany) | tylko klientów |
| register_number | numer rejestrowy | tylko klientów |
| name | nazwa | tylko klientów |
E-mail i telefon przed porównaniem są normalizowane, więc “+48 601-602-603” i “601602603” to dla synchronizacji ta sama wartość - telefon porównujemy po części krajowej. Prefiks międzynarodowy działa przy tym jak dodatkowy warunek: numer wysłany z jawnym prefiksem (np. “+48691112233”) dopasuje się tylko do rekordu, którego prefiks telefonu jest pusty albo wskazuje ten sam kraj (“+48” i “48” to to samo). Numer w formacie krajowym (“691112233”) dostaje kraj domniemany: z pola “country” wysyłanego rekordu, a bez niego z ustawień konta (pole “Kraj” w Ustawieniach konta; np. konto polskie - “+48”). Ten sam numer krajowy przy rekordzie z prefiksem “+49” nie zostanie więc połączony. NIP porównujemy po samych literach i cyfrach: “777-000-11-22” w CRM i “7770001122” z importu łączą się bez problemu, ale prefiks kraju wpisany w wartość (np. “PL7770001122”) to już inna wartość niż “7770001122”.
Puste pole “Pola łączące” wyłącza łączenie: rekord bez rozpoznanego identyfikatora nie jest wtedy dopasowywany po żadnym polu - od razu powstaje nowy klient. Aplikacja synchronizacji ustawia na starcie wartość “email”.
Literówka na liście (np. “emial”) zatrzyma zapis konfiguracji z czytelnym błędem - cicha pomyłka wyłączyłaby łączenie i import tworzyłby duplikaty.
Kolejność ma znaczenie
Pola sprawdzamy po kolei, w podanej kolejności - pierwsze pole, które znajdzie jednoznaczne dopasowanie, kończy szukanie. “email, phone” może więc dać inny wynik niż “phone, email”: ustaw jako pierwsze to pole, które w Twoich danych najlepiej identyfikuje firmę.
Jak działa łączenie
Gdy importowany rekord ma identyfikator, którego nie znamy jeszcze w CRM (albo nie ma go wcale), synchronizacja idzie po polach łączących i szuka klienta z dokładnie tą wartością. Połączenie następuje tylko przy jednoznacznym dopasowaniu - muszą być spełnione wszystkie warunki:
- w CRM istnieje dokładnie jeden klient z tą wartością pola,
- dla e-maila i telefonu: osób kontaktowych z tą wartością jest w całym CRM najwyżej jedna, a jeśli jest, to musi należeć do tego właśnie klienta,
- pozostałe pola łączące z listy też się zgadzają - każde z nich jest po obu stronach puste albo identyczne. Jeśli np. łączysz po “tax_no, email”, a klient znaleziony po NIP-ie ma inny e-mail niż rekord z importu, dopasowanie odpada.
Jeśli wszystko się zgadza, importowany rekord podłącza się do znalezionego klienta i - gdy import niesie identyfikator - identyfikator zapisuje się na kliencie. Od tej pory kolejne wysyłki rozpoznają go już po identyfikatorze i pola łączące nie są do niczego potrzebne.
Uwaga: zgodność pól łączących obowiązuje tylko przy dopasowaniu po polach łączących. Rekord rozpoznany po identyfikatorze aktualizuje klienta niezależnie od tego, czy pola łączące się zgadzają - identyfikator rozstrzyga tożsamość, a zmiana e-maila czy telefonu w Twoim systemie po prostu zapisuje się w CRM.
Gdy dopasowanie jest niejednoznaczne
Każda niejednoznaczność oznacza brak dopasowania: gdy dwóch klientów ma tę samą wartość albo e-mail pojawia się przy osobie z innej firmy, synchronizacja nie zgaduje. Co się wtedy dzieje, zależy od tego, czy rekord ma identyfikator:
- rekord z “id” lub “external_id” - powstaje nowy klient (lepszy duplikat do ręcznego scalenia niż dane dopisane do niewłaściwej firmy); kolejne wysyłki rozpoznają go już po identyfikatorze, więc duplikat się nie mnoży,
- rekord bez identyfikatorów - jest odrzucany z czytelnym błędem w statystykach. Taki rekord rozpoznaje się przy kolejnych wysyłkach wyłącznie po polach łączących, więc utworzenie klienta oznaczałoby nowy duplikat przy każdym przebiegu. Dodaj identyfikator do rekordu albo scal duplikaty w CRM.
Ślad połączenia: pole “merge_sync”
Dopasowanie po polach łączących to zawsze decyzja na podstawie danych, nie identyfikatora - dlatego zostawia ślad. Jeśli podczas takiego połączenia import zastąpił niepuste wartości, poprzednie wartości zapisują się w polu “merge_sync” rekordu - możesz więc zawsze sprawdzić, że rekord został połączony po polach łączących i co dokładnie zostało nadpisane. Ślad niesie też datę połączenia i nazwę źródła, które je wykonało. Na karcie klienta widać go w boksie “Zastąpione przy łączeniu”.
Zwykła aktualizacja rekordu rozpoznanego po identyfikatorze tego śladu nie zostawia.
Osoby też łączą się po polach łączących
Po dopasowaniu firmy te same zasady stosujemy do osób z wysyłki - działają tu pola łączące mające odpowiednik na kontakcie (email, phone). Osoba, której identyfikatora nie znamy, podłącza się do kontaktu tej firmy o tej samej wartości pola - pod warunkiem, że wśród kontaktów firmy jest dokładnie jeden taki kontakt, a pozostałe pola łączące osoby też się zgadzają. Identyfikator z wysyłki dopisuje się wtedy do dopasowanego kontaktu zamiast tworzyć duplikat osoby.
Czego synchronizacja nigdy nie zrobi
- Nie przepnie cudzego identyfikatora. Jeśli znaleziony po polu łączącym klient lub kontakt ma już przypisany inny identyfikator zewnętrzny, dopasowanie odpada - rekord z importu nie przejmie firmy ani osoby połączonej z innym rekordem.
- Nie połączy przy niejednoznaczności - dwa rekordy o tej samej wartości pola łączącego w CRM zawsze blokują łączenie po tej wartości.
- Nie połączy przy rozjeździe pozostałych pól z listy.
Typowy scenariusz: najpierw prosty import, potem pełna synchronizacja
Pola łączące pozwalają rozłożyć wdrożenie na etapy:
- Wysyłasz uproszczone dane bez identyfikatorów (wystarczą nazwy i e-maile) - w CRM powstają klienci z kontaktami.
- Ponowny import tych samych danych nie tworzy duplikatów - rekordy łączą się po polach łączących.
- Gdy uruchomisz docelową synchronizację z identyfikatorami, rekordy dopasują się po polach łączących, a identyfikatory dopiszą się do istniejących klientów i kontaktów - dalsze wysyłki działają już w pełni automatycznie po identyfikatorach.
Monitorowanie
Panel pokazuje listę źródeł z datą ostatniej wrzutki i liczbą paczek czekających w buforze, ostatnie paczki oraz statystyki przetwarzania: ilu klientów utworzono, zaktualizowano, powiązano, ile było błędów i jakie nieznane pola się pojawiły. Gdy wysyłasz też osoby kontaktowe, w statystykach widać ile kontaktów utworzono i zaktualizowano, ile powiązań z firmami powstało i ile zostało zakończonych.
Co dalej: kampanie do grup klientów
Gdy dane płyną, pola własne klientów są dostępne w zaawansowanym filtrze CRM i w listach odbiorców Marketing Automation typu “filtr”. Możesz np. utworzyć listę “klienci z planem premium i saldem powyżej zera” - lista odświeża się automatycznie przed każdą wysyłką kampanii.